Missions
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Accueillir, renseigner les usagers en présentiel
- Prendre les messages et les transmettre
- Orienter les personnes dans les services en fonction de leur demande
- Transmettre les informations aux élus et aux services concernés
- Aide aux administrés à l’utilisation des moyens informatiques mis à leur disposition dans le hall d’accuei
- Tenue du standard
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants, par le biais du standard téléphonique
- Transmettre les informations aux élus et aux services concernés
- Suivi des dossiers accueil population
- Réalisation de tâches de secrétariat et saisie de documents de formes et de contenus divers
- Mise en place de fichiers, de courriers, publipostage
- Mise à jour et suivi du répertoire téléphonique des services
- Suivi du dossier « Accueil des nouveaux habitants »
- Suivi du listing sacs de collecte des déchets ménagers et remise des sacs
- Affichage des convocations et compte-rendu des conseils municipaux
- Logement sociaux : Information du public sur les modalités d’accès aux logements (bailleurs, les quartiers concernés…..), Distribution des fiches de suivi communales, Réception des demandes d’inscriptions et envoi aux bailleurs sociaux si les administrés ne l’ont pas fait eux-mêmes.
- Recensement militaire
- Attestations d’accueil
- Autorisations de sortie du territoire
- Suivi du dossier débits de boissons, vides maisons, vides greniers…
- Gestion du courrier
- Réception du courrier par arrivée postale ou remis sur site
- Enregistrement et diffusion par le biais du logiciel Zeendoc
- Diffusion du courrier papier aux services
- Préparation du départ quotidien du courrier
- Autres
- Gestion de la machine à affranchir, gestion des recommandés et des envois spéciaux
- Gestion du fax
Profil
- Niveau Bac minimum,
- Maitrise des techniques d’accueil et des règles de communication
- Savoir appliquer les règles de procédure interne
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Capacité à gérer des dossiers très variés
- Capacité d’adaptation et à travailler en transversalité
- Présentation et attitude professionnelle
- Aisance orale, adaptabilité aux différents publics
- Maîtrise exigée de l’outil informatique (word, excel, internet, logiciels métier)
- Expérience similaire souhaitée
- Capacités d’écoute et de gestion des situations difficiles
- Disponibilité, discrétion, esprit d’initiative, réactivité
Poste à temps complet à pourvoir au 4 janvier 2021.
Toute candidature ne respectant pas les attentes devra s’abstenir.
Mme Le Maire
Mairie de La Talaudière
Place Jean Moulin – CS30141
42351 La Talaudière cedex